Nghiên cứu khả năng nâng cao năng suất chất lượng thông qua mô hình tích hơp các hệ thống quản lý, kết hợp công cụ cải tiến tại doanh nghiệp khu công nghiệp

Người viết: Trương Vân - Ngày viết: Thứ Tư, Tháng Bảy 24, 2024 | 16:30 - Lượt xem: 136

Nghiên cứu này thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (hệ thống quản lý chất lượng), ISO 14001:2015 (hệ thống quản lý môi trường), ISO 45001:2018, ISO 22000:2018 và các công cụ nâng cao năng suất chất lượng (5S, Kaizen, 7QC, QCC) tại các doanh nghiệp sản xuất tại các khu công nghiệp phía Bắc Việt Nam. Nhóm nghiên cứu đã tiến hành thực hiện tích hợp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp và đánh giá các hiệu quả nâng cao năng suất chất lượng và hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Kết quả cho thấy việc áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý và công cụ nâng cao năng suất chất lượng giảm chi phí vận hành, giảm thời gian quản lý, tinh gọn bộ máy đáng kể cho doanh nghiệp qua các khía cạnh giảm sản phẩm lỗi hỏng, giảm sự cố máy móc thiết bị, ổn định chất lượng sản phẩm, giảm thời gian và quản lý tốt năng suất và thời gian sản xuất, tăng hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.

Giới thiệu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp trong khu công nghiệp phía Bắc, nơi tập trung nhiều ngành công nghiệp mũi nhọn của Việt Nam, càng cần thiết phải áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến.

Nghiên cứu này thực hiện việc áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến vào các doanh nghiệp trong các khu công nghiệp phía Bắc, được chủ trì bởi Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Phát triển doanh nghiệp Á Châu.

Việc áp dụng các mô hình, hệ thống, công cụ cải tiến để góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam là một đòi hỏi tất yếu trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu.

Cơ sở khoa học HTQL

Hiện nay, khi xu hướng việc nâng cao giá trị doanh nghiệp và áp dụng các tiêu chuẩn trở thành một trong những tiêu chí bắt buộc, là chiếc “giấy thông hành” để doanh nghiệp tiếp cận được đến khách hàng và các thị trường phát triển, nhu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng nhiều tiêu chuẩn tăng cao. Tuy nhiên, việc xây dựng và áp dụng đồng thời nhiều tiêu chuẩn cũng dẫn đến tình trạng quá tải, khó khăn trong quản lý, tạo ra một bộ máy cồng kềnh và không đạt được hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, tiêu chuẩn ISO đã có những sự cải tiến thay đổi cấu trúc tiêu chuẩn sang cấp trúc bậc cao, đồng nhất với các tiêu chuẩn khác nhằm mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp tích hợp dễ dàng hơn.

Đến thời điểm hiện tại, đã có nhiều nghiên cứu và thí điểm về việc tích hợp các HTQL trên thế giới, và ngay tại Việt Nam cũng có một số các nghiên cứu đáng chú ý. Theo Báo cáo kết quả khảo sát về Hệ thống quản lý tích hợp hơn 30 công ty tại Bồ Đào Nha của nhóm 3 tác giả Domingues Pedro, Sampaio Paulo và Arezes Pedro đã công bố vào năm 2012 đã cho thấy rằng mô hình thích hợp các hệ thống quản lý mang lại nhiều lợi ích cũng như hiệu quả hơn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hơn 80% công ty được khảo sát thể hiện sự hoàn toàn đồng ý với việc nên tích hợp các chính sách chất lượng/ môi trường/ an toàn lao động … Tại Việt Nam, trong Chương trình “Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021-2030” theo Quyết định số 1322 /QĐ-TTg ngày 31/08/2020 của Thủ tướng Chính phủ là hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa trên cơ sở áp dụng các giải pháp về tiêu chuẩn, hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng, góp phần nâng tỷ trọng đóng góp của năng suất các nhân tố tổng hợp (TFP) vào tăng trưởng kinh tế, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh của nền kinh tế, đã có nhiều nhiệm vụ về tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến được diễn ra. Những nghiên cứu này đã bước đầu chứng minh hiệu quả của việc tích hợp các HTQL trong việc nâng cao năng suất chất lượng. Kế thừa từ đó, AHEAD thực hiện phát triển phương pháp tích hợp HTQL, kết hợp công cụ cải tiến và ứng dụng phương pháp này vào các doanh nghiệp KCN phía Bắc, đánh giá hiệu quả và tính ứng dụng của phương pháp.

Nội dung, Phương pháp

Nội dung thực hiện nghiên cứu được Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Phát triển doanh nghiệp Á Châu áp dụng cho 12 doanh nghiệp sản xuất tại các khu công nghiệp phía Bắc thuộc mô hình xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, kết hợp công cụ cải tiến năng suất chất lượng trong tổng số 30 doanh nghiệp được lựa chọn triển khai thuộc khuôn khổ nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến vào doanh nghiệp trong các khu công nghiệp phía Bắc”, cụ thể:

• Thực hiện khảo sát thực tế tại doanh nghiệp, dựa trên các phương pháp quan sát, phỏng vấn nhân sự tại từng doanh nghiệp để thu thập thông tin chiết về hiện trạng quản lý và sản xuất. Dựa trên thông tin thu thập, lựa chọn các hệ thống quản lý và công cụ nâng cao năng suất chất lượng phù hợp nhất cho từng doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp thực hiện ít nhất 2 hệ thống quản lý và 1 công cụ nâng cao năng suất chất lượng.
• Đào tạo nhân sự, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng và lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và các công cụ cải tiến. Hướng dẫn chi tiết cách thức thiết lập, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ nâng cao năng suất chất lượng.
• Hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý và công cụ thông qua thiết lập các quá trình bằng các tài liệu, quy trình, hướng dẫn liên quan. Sử dụng phương pháp chuyên gia bao gồm: nghiên cứu tình huống, phân tích đặc thù ngành để xây dựng phương án áp dụng mô hình phù hợp với từng doanh nghiệp.
• Áp dụng các tài liệu, quy trình, hướng dẫn trong thời gian thích hợp và đánh giá hiệu quả áp dụng thông qua các chỉ số: tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí lãng phí (sản phẩm lỗi, chi phí vận hành, nhân sự, nguyên vật liệu thừa…), giảm tỷ lệ khách hàng phàn nàn, mức độ đáp ứng yêu cầu luật định…

Sử dụng các phương pháp phân tích kỹ thuật đánh giá các số liệu và đưa ra mức hiệu quả.

Để đạt được hiệu quả cao, giá trị vê kết quả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu thực hiện lựa chọn doanh nghiệp tham gia nghiên cứu theo các yếu tố có tác động đến kết quả xây dựng mô hình và hiệu quả áp dụng như:

• Khu công nghiệp, khu vực doanh nghiệp đang hoạt động: Lựa chọn các doanh nghiệp thuộc các khu công nghiệp khác nhau để đảm bảo tính đa dạng và toàn diện của nghiên cứu;
• Doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài: Bao gồm cả doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài để đánh giá sự khác biệt trong việc áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ;
• Ngành nghề doanh nghiệp: Lựa chọn các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau để đảm bảo tính đa dạng của nghiên cứu;
• Các tiêu chuẩn áp dụng, công cụ kết hợp: Lựa chọn các doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn và công cụ khác nhau để đánh giá hiệu quả và mức độ phù hợp của từng tiêu chuẩn và công cụ trong các bối cảnh khác nhau.

Kết quả nghiên cứu

Kết quả lựa chọn doanh nghiệp nghiên cứu:

Hoạt động nghiên cứu được thực hiện tại 12 doanh nghiệp trong các khu công nghiệp thuộc khu vực phía Bắc như: Khu công nghiệp Đại Đồng – Bắc Ninh; Khu công nghiệp Lương Sơn- Hòa Bình; Khu công nghiệp Yên Phong 1- Bắc Ninh…. Quá trình lựa chọn doanh nghiệp tham gia nghiên cứu đảm bảo yếu tố đa dạng tại các khu công nghiệp khác nhau, địa phương khác nhau để đánh giá được mức độ tác động từ bối cảnh các khu công nghiệp trong quá trình xây dựng mô hình tích hợp các hệ thống quản lý, kết hợp công cụ cải tiến.

Đồng thời, Trong đó 03 doanh nghiệp FDI từ vốn đầu tư Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản; 09 doanh nghiệp Việt Nam. Ngành nghề doanh nghiệp được phân hóa đa dạng: pin năng lượng mặt trời, thực phẩm, cơ khí kim loại, linh kiện điện tử, ván sàn, hóa chất, bao bì…

Đánh giá tác động của các yếu tố tới quá trình áp dụng mô hình

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có sự kế thừa từ công ty mẹ về kinh nghiệm, nhân viên có chuyên môn, được đào tạo bài bản, nguồn lực kinh tế mạnh và các tài liệu trước đó nên quá trình xây dựng hệ thống quản lý, xác định quá trình, cách thức kiểm soát thuận lợi hơn, giúp nâng cao hiệu quả triển khai mô hình.

Việc tích hợp các hệ thống quản lý, giảm từ 20-26.6%  số lượng quy trình cần thiết lập thông qua việc tích hợp các quy trình quản lý chung như quy trình đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, đào tạo, tuyển dung…. Nhờ đó, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Đồng thời, nếu bỏ qua các tác động nội bộ của doanh nghiệp trong quá trình triển khai như ảnh hưởng kinh tế, thiếu hụt nguồn lực, tổng thời gian triển khai chính của một mô hình tích hợp các hệ thống quản lý giảm 33.3% so với việc triển khai riêng lẻ từng tiêu chuẩn (trung bình thời gian triển khai 1 tiêu chuẩn 5-6 tháng; mô hình tích hợp 2 tiêu chuẩn trung bình 8 tháng).

Kết quả đánh giá các chỉ số tăng trưởng của doanh nghiệp

Từ kết quả theo biểu đồ 1 cho thấy 100% các doanh nghiệp được áp dụng đều đạt yêu cầu và được cấp chứng chỉ theo các tiêu chuẩn ISO. Tỷ lệ doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu trên 10% là 83%, Tỷ lệ doanh nghiệp đã cắt giảm được chi phí lãng phí trên 30% thông qua áp dụng hệ thống quản lý và công cụ là 70%, 93% các doanh nghiệp giảm tỷ lệ khách hàng phàn nàn và 100% doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu luật định về môi trường/ an toàn lao động/ an toàn thực phẩm ( tùy tiêu chuẩn áp dụng).

Những điểm thuận lợi

Các doanh nghiệp nghiêm túc thực hiện xây dựng, triển khai tích hợp HTQL kết hợp với công cụ cải tiến chất lượng với quyết tâm cao và cam kết của lãnh đạo. Cán bộ nhân viên tham gia  nhiệt huyết, sẵn sàng tiếp thu những kiến thức mới và học hỏi từ thực tiễn để không ngừng cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, và ISO 22000 đều là những hệ thống quản lý phổ biến đã được biết đến và áp dụng rộng rãi tại Việt Nam trong nhiều năm qua. Vì vậy, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã có ý thức và nhận thức rõ ràng về các tiêu chuẩn này, cũng như hiểu rõ những lợi ích mà chúng mang lại.

Những điểm khó khăn

Ngoài những điểm thuận lợi trên, quá trình triển khai áp dụng còn gặp một số khó khăn. Những khó khăn này không chỉ đến từ đặc thù của từng doanh nghiệp mà còn từ các yếu tố bên ngoài.

Một số doanh nghiệp tham gia nghiên cứu gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh, dẫn đến việc ngừng triển khai mô hình tích hợp. Khi doanh nghiệp không đạt được doanh thu và lợi nhuận mong đợi, họ có xu hướng cắt giảm các chi phí không cần thiết, bao gồm cả việc đầu tư vào hệ thống quản lý và công cụ cải tiến.

Nhân sự là yếu tố quan trọng trong việc áp dụng và duy trì các hệ thống quản lý, vì vậy sự thiếu hụt hoặc biến động về nhân sự sẽ làm giảm hiệu quả của việc triển khai. Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường gặp khó khăn về vấn đề này, thiếu các cán bộ chuyên trách tham gia quản lý chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm, tồn tại một số nhân viên chưa có ý thức kỷ luật và thái độ tốt, thường làm theo thói quen hoặc làm theo cách thức chống đối, không cùng hợp tác xây dựng, cải tiến công việc.

Nhiều doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm và kiến thức về các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến, gây khó khăn trong việc áp dụng hiệu quả. Một số công cụ cải tiến chất lượng như TPM, MFCA chưa phổ biến tại Việt Nam khiến nhiều doanh nghiệp e dè, chưa muốn áp dụng dẫn đến số lượng đăng ký giữa các công cụ là không đồng đều. Ngoài ra, họ chưa có thói quen ghi chép, thu thập, lưu giữ dữ liệu, … làm cho quá trình triển khai mất nhiều thời gian và phải đào tạo lại nhiều lần để nhân viên có khả năng tự thu thập ghi chép thông tin chính xác nhất, phục vụ đánh giá thực trạng và áp dụng công cụ cải tiến chất lượng.

Các doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều yêu cầu pháp lý và quy định khác nhau. Các quy định pháp lý thường phức tạp và thay đổi liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật thường xuyên. Hơn nữa, việc tuân thủ các quy định pháp lý có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với mô hình tích hợp yêu cầu sự cam kết từ lãnh đạo và sự đồng thuận từ toàn thể nhân viên, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý, nhưng cũng là yếu tố khó thay đổi nhất. Thay đổi văn hóa doanh nghiệp thường gặp phải sự kháng cự từ nhân viên, do họ quen với cách làm việc cũ và lo sợ sự thay đổi.

Kết luận

Từ kết quả áp dụng cho thấy hiệu quả đáng kể khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ nâng cao năng suất chất lượng như đáp ứng các yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO cũng như là tiền đề để đưa doanh nghiệp tiếp cận với các khách hàng khó tính, thị trường quốc tế, hội nhập toàn cầu. Tăng hiệu quả quản lý, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp khi áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý và công cụ nâng cao năng suất chất lượng như tăng doanh thu, giảm chi phí vận hành (thông qua giảm lãng phí về năng lượng, chi phí nguyên vật liệu, sản phẩm lỗi, năng suất sản xuất, nhân sự…), hạn chế khách hàng phàn nàn và đáp ứng yêu cầu luật định nhà nước.

Tuy nhiên, quá trình triển khai vẫn gặp một số khó khăn như lựa chọn doanh nghiệp phù hợp, sự không ổn định về cấu trúc nhân sự, và hạn chế nguồn lực phối hợp. Một số doanh nghiệp phải tạm dừng triển khai do tình hình kinh doanh không thuận lợi hoặc thiếu nhân lực.

Qua nghiên cứu chúng tôi cũng đưa ra các kinh nghiệm để áp dụng thành công hệ thống quản lý tích hợp và công cụ năng suất chất lượng như cần có sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo doanh nghiệp, duy trì hệ thống liên lạc nội bộ hiệu quả, Cần chú trọng đào tạo nhân lực, Thường xuyên xem xét HTQL và cải tiến liên tục

Từ các kết quả nghiên cứu và thực tế áp dụng tại các doanh nghiệp, chúng tôi đưa ra các kiến nghị cải tiến dành cho doanh nghiệp:

• Các doanh nghiệp đã triển khai thành công HTQL, công cụ cải tiến năng suất cần thực hiện duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng đã áp dụng. Tiếp tục tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên một cách thường xuyên (có thể thuê chuyên gia bên ngoài) đảm bảo nhân viên có nhận thức đầy đủ và sâu sắc hơn về HTQL đang áp dụng;
• Doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng tiếp các công cụ cải tiến chất lượng khác để tăng hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp;
• Công cụ cải tiến hiện tại chỉ áp dụng cho một phạm vi nhỏ của doanh nghiệp/ một vài phòng ban, cần mở rộng tiếp tục các bộ phận khác để nâng cao năng suất toàn diện cho doanh nghiệp;
• Các doanh nghiệp tham gia luôn phải đảm bảo duy trì, cam kết tốt trong suốt quá trình triển khai, sẵn sàng cung cấp nguồn lực cần thiết để việc áp dụng đạt hiệu quả;
• Kết hợp nhiều doanh nghiệp khác trong chuỗi cùng chia sẻ, học hỏi, thực hành, áp dụng HTQL và công cụ cải tiến. Điều này sẽ tạo ra sự phát triển bền vững cho toàn chuỗi.

Vũ Văn Thắng