Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nhờ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng chuẩn ISO

Người viết: Trương Vân - Ngày viết: Thứ Tư, Tháng Bảy 24, 2024 | 16:26 - Lượt xem: 147

Nghiên cứu này thực hiện đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất tại các khu công nghiệp phía Bắc sau khi thiết lập, áp dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (hệ thống quản lý chất lượng), ISO 14001:2015 (hệ thống quản lý môi trường), ISO 45001:2018 (hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp), ISO 22000:2018 (hệ thống quản lý an toàn thực phẩm). Nhóm nghiên cứu đã tiến hành thực hiện tư vấn, hướng dẫn áp dụng các hệ thống quản lý tích hợp vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp và đánh giá các hiệu quả nâng cao năng suất chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả cho thấy việc áp dụng các hệ thống quản lý có tác động tích cực giảm chi phí vận hành, giảm thời gian quản lý, tinh gọn bộ máy đáng kể cho doanh nghiệp qua các khía cạnh giảm sản phẩm lỗi hỏng, giảm sự cố máy móc thiết bị, ổn định chất lượng sản phẩm, giảm thời gian và quản lý tốt năng suất và thời gian sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Giới thiệu

Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế là cánh cửa mở ra các cơ hội gia tăng hợp tác với các khách hàng tiềm năng, cũng như nâng cao vị thế, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Đặc biệt đối với những công ty sản xuất tại các khu công nghiệp phía Bắc, nơi tập trung nhiều ngành công nghiệp mũi nhọn của Việt Nam, càng cần thiết phải áp dụng các hệ thống quản lý. 

Việc áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO không chỉ là điều kiện cần thiết mà còn là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Những tiêu chuẩn này cung cấp các yêu cầu, điều khoản rõ ràng để quản lý chất lượng, an toàn, và hiệu quả trong các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn tạo ra sự tin tưởng từ khách hàng và đối tác. Hơn nữa, việc thực hiện các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO còn góp phần tạo ra sự ổn định và nâng cao vị thế của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc cạnh tranh và mở rộng thị trường. Việc áp dụng các mô hình, hệ thống quản lý là một đòi hỏi tất yếu trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu. 

Nghiên cứu này thực hiện việc áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO và đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng vào các doanh nghiệp trong các khu công nghiệp phía Bắc, được chủ trì bởi Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Phát triển doanh nghiệp Á Châu. 

Cơ sở khoa học

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và thị trường. Chứng nhận ISO là minh chứng cho cam kết về chất lượng và quản lý hiệu quả, tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Các tiêu chuẩn ISO không chỉ tập trung vào chất lượng sản phẩm mà còn xem xét các yếu tố môi trường và xã hội, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và đóng góp vào sự phát triển bền vững. 

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã và đang triển khai các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế nhằm nâng cao nhu cầu chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Những hệ thống quản lý phổ biến đang được doanh nghiệp Việt Nam áp dụng là: ISO 9001 – quản lý chất lượng, ISO 14001 – hệ thống quản lý môi trường, OHSAS/ ISO 45001 – quản lý an toàn và sức khỏe nghề, ISO/IEC 27001 – hệ thống quản lý an ninh thông tin, ISO 22000/HACCP – hệ thống quản lý an toàn thực phẩm… Trong số đó, ISO 9001 là hệ thống quản lý chất lượng được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất, chiếm 39% tổng số doanh nghiệp được hỏi (Theo kết quả khảo sát của Bộ Công Thương trong năm 2020). Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001, 84% nhận định năng suất có tăng lên, và 91% nhận thấy chất lượng sản phẩm được cải tiến, chỉ có 2% doanh nghiệp cho rằng năng suất giảm, còn lại nhận định năng suất doanh nghiệp hoặc chất lượng sản phẩm không thay đổi. Điều này cho thấy áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mang lại cải tiến trong chất lượng sản phẩm tốt hơn tương đối so với cải thiện năng suất của doanh nghiệp. 

Giống như hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22000 cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trong đó, CTCP Xuất nhập khẩu Trân Châu là doanh nghiệp chuyên xử lý, xuất khẩu gia vị và các mặt hàng thực phẩm khác, đã xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế ISO 22000. Những năm qua, Công ty Trân Châu đã xây dựng được vị thế trên thương trường, giao dịch thường xuyên với một số thị trường như Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, Singapore, Pakistan, UAE… Công ty cũng là doanh nghiệp đầu tiên trong ngành công nghiệp hạt tiêu Việt Nam được đối tác gia công cho xuất khẩu.  Việc có thêm chứng nhận ISO 22000:2018 giúp công ty tăng thêm uy tín với khách hàng và có thêm những hợp đồng mới.

Qua đó, có thể thấy việc triển khai và áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO đã chứng minh khả năng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam, giúp họ cải tiến chất lượng sản phẩm và tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Phương pháp

Nội dung thực hiện nghiên cứu được Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Phát triển doanh nghiệp Á Châu áp dụng cho 18 doanh nghiệp sản xuất tại các khu công nghiệp phía Bắc thuộc mô hình xây dựng, áp dụng 01 hệ thống quản lý trong tổng số 30 doanh nghiệp được lựa chọn triển khai thuộc khuôn khổ nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến vào doanh nghiệp trong các khu công nghiệp phía Bắc”, cụ thể: và tiến hành đánh giá hiệu quả trước và sau khi áp dụng:

• Thực hiện khảo sát thực tế tại doanh nghiệp, dựa trên các phương pháp quan sát, phỏng vấn nhân sự nhằm thu thập thông tin chi tiết về các hoạt động và tình trạng hiện tại của doanh nghiệp. Dựa trên kết quả khảo sát, lựa chọn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO thích hợp cho 18 doanh nghiệp. Tùy thuộc vào ngành nghề, tình trạng cụ thể của từng doanh nghiệp, yêu cầu khách hàng và thông qua ý kiến của các chuyên gia để doanh nghiệp có lựa chọn thích hợp.
• Đào tạo nâng cao nhận thức, cách thức thiết lập, áp dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO đã lựa chọn  bao gồm ISO 9001:2015 (hệ thống quản lý chất lượng), ISO 14001:2015 (hệ thống quản lý môi trường), ISO 45001:2018 (hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp), ISO 22000:2018 (hệ thống quản lý an toàn thực phẩm). Mục tiêu của đào tạo là nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của các tiêu chuẩn ISO, cũng như hướng dẫn họ cách áp dụng và duy trì các hệ thống quản lý một cách hiệu quả trong thực tế.
• Hướng dẫn thiết lập hệ thống quản lý thiết lập các quá trình bằng các tài liệu, quy trình, hướng dẫn liên quan. Sử dụng phương pháp chuyên gia: nghiên cứu tình huống, phân tích đặc thù ngành để xây dựng phương án phù hợp với nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp.
• Áp dụng các tài liệu, quy trình, hướng dẫn trong thời gian ít nhất 2 tháng và đánh giá hiệu quả áp dụng thông qua các chỉ số: tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí vận hành doanh nghiệp và các chi phí lãng phí (sản phẩm lỗi, chi phí vận hành, nhân sự, nguyên vật liệu thừa…), giảm tỷ lệ khách hàng phàn nàn, mức độ đáp ứng yêu cầu luật định (về môi trường, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm tùy thuộc vào hệ thống quản lý áp dụng)
• Sử dụng các phương pháp phân tích kỹ thuật đánh giá các số liệu thu thập được từ quá trình áp dụng hệ thống quản lý và đưa ra mức độ hiệu quả của hệ thống, từ đó đưa ra các khuyến nghị và điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hệ thống quản lý và đạt được các mục tiêu đề ra..

Kết quả nghiên cứu

Kết quả sự phân bố áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO cho 18 doanh nghiệp tại khu công nghiệp phía Bắc được thể hiện trong hình 1 dưới đây.

Kết quả đánh giá các chỉ số tăng trưởng của doanh nghiệp sau khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO được thể hiện trong bảng 2:

Từ kết quả theo bảng 2 cho thấy tất cả các doanh nghiệp đã áp dụng đều đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn cũng như yêu cầu luật định. Một số chỉ tiêu đánh giá về định lượng liên quan đến quản lý sản xuất, kinh doanh như giảm số lượng chất thải, giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi hỏng chưa có kết quả đánh kể ở tất cả các doanh nghiệp áp dụng. Do thời gian áp dụng còn ngắn, phụ thuộc vào sản phẩm, dây chuyền sản xuất và mức độ đáp ứng sự thay đổi của doanh nghiệp.

Những điểm thuận lợi

Các doanh nghiệp nghiêm túc thực hiện xây dựng, triển khai áp dụng HTQL với quyết tâm cao và cam kết của lãnh đạo. Cán bộ nhân viên tham gia nhiệt huyết, sẵn sàng tiếp thu những kiến thức mới và học hỏi từ thực tiễn để không ngừng cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 

Các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, và ISO 22000 đều là những hệ thống quản lý phổ biến đã được biết đến và áp dụng rộng rãi tại Việt Nam trong nhiều năm qua. Vì vậy, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã có ý thức và nhận thức rõ ràng về các tiêu chuẩn này, cũng như hiểu rõ những lợi ích mà chúng mang lại.

Những điểm khó khăn

Ngoài những điểm thuận lợi trên, quá trình triển khai áp dụng còn gặp một số khó khăn. Những khó khăn này không chỉ đến từ đặc thù của từng doanh nghiệp mà còn từ các yếu tố bên ngoài.

Nhân sự là yếu tố quan trọng trong việc áp dụng và duy trì các hệ thống quản lý, vì vậy sự thiếu hụt hoặc biến động về nhân sự sẽ làm giảm hiệu quả của việc triển khai. Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường gặp khó khăn về vấn đề này, thiếu các cán bộ có chuyên môn về quản lý chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm, tồn tại một số nhân viên chưa có ý thức kỷ luật và thái độ tốt, thường làm theo thói quen hoặc làm theo cách thức chống đối, không cùng hợp tác xây dựng, cải tiến công việc.

Nhiều doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm và kiến thức về các hệ thống quản lý, gây khó khăn trong việc áp dụng hiệu quả. Ngoài ra, họ chưa có thói quen ghi chép, thu thập, lưu giữ dữ liệu, … làm cho quá trình triển khai mất nhiều thời gian và phải đào tạo lại nhiều lần để nhân viên có khả năng tự thu thập ghi chép thông tin chính xác nhất.

Các doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều yêu cầu pháp lý và quy định khác nhau. Các quy định pháp lý thường phức tạp và thay đổi liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật thường xuyên. Hơn nữa, việc tuân thủ các quy định pháp lý có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 

Kết luận

Từ kết quả áp dụng cho thấy hiệu quả đáng kể ở tất cả các doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO như đáp ứng yêu cầu luật định, giảm các sự cố về môi trường, an toàn lao động, an toàn thực phẩm, thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Từ đó tăng giá trị sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp tiếp cận đến các khách hàng lớn và quốc tế.

Các tăng trưởng khác về định lượng và mang lại lợi ích về tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng đã thấy các kết quả đáng kể ở một số các doanh nghiệp áp dụng.

Trong quá trình áp dụng thực tế, vẫn còn một số hạn chế như khó khăn trong việc lựa chọn doanh nghiệp phù hợp như một số doanh nghiệp gặp tình hình kinh doanh xấu dẫn đến ngừng triển khai. Thời gian triển khai chưa đủ dài để doanh nghiệp nhìn thấy lợi ích về kinh tế và lợi nhuận. Khó khăn trong việc duy trì áp dụng và cải tiến do thiếu nguồn lực về nhân sự và chi phí.

Qua nghiên cứu chúng tôi cũng đưa ra các kinh nghiệm để áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO:

•  Cần có sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo doanh nghiệp;
•  Duy trì hệ thống liên lạc nội bộ hiệu quả;
• Thường xuyên xem xét HTQL và cải tiến liên tục;
•  Cần có sự kiên trì duy trì áp dụng và cải tiến thường xuyên để thấy được sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp khi áp dụng;
• Chú trọng gia tăng nguồn lực, năng lực, nâng cao trình độ chuyên môn.

Từ các kết quả nghiên cứu và thực tế áp dụng tại các doanh nghiệp, chúng tôi đưa ra các kiến nghị cải tiến dành cho doanh nghiệp: 

• Các doanh nghiệp đã triển khai thành công HTQL, công cụ cải tiến năng suất cần thực hiện duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý đã áp dụng. Tiếp tục tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên một cách thường xuyên (có thể thuê chuyên gia bên ngoài) đảm bảo nhân viên có nhận thức đầy đủ và sâu sắc hơn về HTQL đang áp dụng;
• Các doanh nghiệp tham gia luôn phải đảm bảo duy trì, cam kết tốt trong suốt quá trình triển khai, sẵn sàng cung cấp nguồn lực cần thiết để việc áp dụng đạt hiệu quả;
• Kết hợp nhiều doanh nghiệp khác trong chuỗi cùng chia sẻ, học hỏi, thực hành, áp dụng HTQL và công cụ cải tiến. Điều này sẽ tạo ra sự phát triển bền vững cho toàn chuỗi.

Vũ Văn Thắng