Lễ tân và hậu cần, mảnh ghép quan trọng cho việc tổ chức các sự kiện

Người viết: Trương Vân - Ngày viết: Chủ Nhật, Tháng Mười 15, 2023 | 0:41 - Lượt xem: 796

Đoàn công tác của Tổng cục vừa có chuyến công tác ngắn ngày tại Liễu Châu thuộc Khu tự trị dân tộc Choang Quảng Tây, Trung Quốc. Đoàn tham dự Diễn đàn tiêu chuẩn hóa Trung Quốc – ASEAN diễn ra ngày 13/10/2023. Đơn vị tổ chức là Cơ quan giám sát quy định thị trường Trung Quốc (SAMR), một cơ quan cấp Bộ, phối hợp với Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quảng Tây (GXIST) và chính quyền thành phố Liễu Châu.

Ấn tượng đầu tiên của đoàn công tác là tại sân bay Bạch Vân, thuộc thành phố Quảng Châu, tỉnh Quảng Đông. Ở khu vực cửa ra, khi đoàn công tác chỉ mới vừa bắt đầu đi qua hàng loạt biển tên mà những người ra đón cầm trên tay để hy vọng tìm ra tên đoàn thì đã nghe một tiếng gọi cất lên ngay đối diện cửa ra. Một nữ cán bộ nhỏ nhắn, với gương mặt xinh xắn sau cặp kính cận to, tay giơ cao vẫy vẫy biển tên với giọng nói đầy vẻ hân hoan như nhìn thấy người thân. Đoàn công tác có chút “hoang mang” vì chưa gặp nữ cán bộ đó bao giờ. Như hiểu được thắc mắc của đoàn công tác, nữ cán bộ nói vì đã thấy ảnh của các thành viên của đoàn công tác nên đã nhận ra ngay. Với đoàn công tác, thế đã là quá tuyệt vời khi không phải mất công tìm kiếm ở sân bay khi mà tất cả các thành viên đều không nói được tiếng Trung.

Ảnh thành viên đoàn công tác trao đổi với cô Qin Lujuan, cán bộ liên lạc của Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quảng Tây (GXIST).

Nhưng chưa hết, cùng đón đoàn công tác còn có đại diện chính quyền thành phố Liễu Châu, địa phương đăng cai Diễn đàn nằm cách Quảng Châu khoảng 520 km. Đoàn Liễu Châu có 3 người, đứng đầu là bà Yuan Yanzhen, một cán bộ có cấp bậc tương đương Phó chủ tịch thành phố.

Ảnh chụp bà Yuan Yanzhen và cán bộ chính quyền thành phố Liễu Châu đón đoàn công tác.

Và đó mới chỉ là những chi tiết đầu tiên thể hiện sự trọng thị và quan tâm thực sự của các bạn Trung Quốc đối với đoàn công tác. Trong suốt thời gian tham dự Diễn đàn, đoàn công tác luôn nhận được sự quan tâm của các bạn Trung Quốc, đặc biệt là của thành phố Liễu Châu khi luôn luôn ăn cùng đoàn công tác của Tổng cục trong mọi bữa ăn (sáng, trưa, tối), đồng thời bố trí thêm cả phiên dịch của thành phố. Các cán bộ của thành phố Liễu Châu chỉ thực sự chia tay khi đưa đoàn công tác ra tận nhà ga Liễu Châu.

Đoàn công tác về đến khách sạn khá muộn (gần 11 giờ tối). Tuy nhiên, ngay khi về đến khách sạn, đoàn công tác đã có buổi tiếp xúc và trao đổi với đồng chí Đỗ Nam Trung, Tổng lãnh sự Việt Nam tại Nam Ninh. Khi đoàn công tác trở về phòng thì các tài liệu của Diễn đàn đã được để sẵn trong phòng.

Sau này, các thành viên trong đoàn công tác đã nhận ra có sự phân công rất rõ ràng trong công tác tổ chức Diễn đàn. SAMR chịu trách nhiệm tổng thể về tổ chức Diễn đàn, trong đó có trách nhiệm chính về nội dung, kịch bản, khách mời. GXIST chịu trách nhiệm trong việc liên lạc với các đoàn, cử cán bộ làm người liên lạc kiêm phiên dịch cho từng đoàn, đón và tiễn đoàn, trong khi chính quyền thành phố Liễu Châu chịu toàn bộ trách nhiệm về hậu cần: ăn ở, đi lại của từng đoàn.

Mặc dù số người tham dự Diễn đàn rất đông nhưng bạn luôn quan tâm tới từng chi tiết nhỏ và cố gắng cá biệt hóa sự quan tâm đối với từng đoàn. Từ việc sắp xếp và thông báo trước cho trưởng đoàn về vị trí đứng khi chụp ảnh tập thể, đến việc dẫn từng thành viên đến đúng vị trí ngồi của mình tại hội trường, đến việc trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời về mọi sự thay đổi, bố trí thực hiện các chương trình phát sinh theo yêu cầu của đoàn. Đặc biệt là người nữ cán bộ liên lạc chính với đoàn luôn nhắc lại thông tin để chắc chắn là đoàn không bị sót, nhầm thông tin.

 

Ảnh thành viên đoàn công tác trao đổi với bà Cai Xuping (Giám đốc) và các thành viên Ban lãnh đạo của Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quảng Tây (GXIST).

Một điểm dễ nhận thấy xuyên suốt sự kiện là các nhân viên của phía bạn khi tiếp xúc với đoàn đều luôn thể hiện thái độ rất vui vẻ, chân thành và hết sức nhiệt tình. Đoàn công tác không hề nhận thấy một chút gì, dù chỉ là trong thoáng qua, sự miễn cưỡng, khó chịu nào. Trước lúc chia tay tại nhà ga Liễu Châu, các thành viên trong đoàn công tác đã trao đổi với bà Yuan Yanzhen về lý do các cán bộ công chức của Trung Quốc luôn thể hiện tinh thần làm việc nhiệt tình, chuyên nghiệp như vậy. Trong số các lý do được nêu ra, bà Yuan Yanzhen nhấn mạnh điều quan trong nhất là việc giáo dục tư tưởng, đặc biệt là cho các cán bộ, đảng viên. Điều này đặc biệt chính xác vì chỉ khi tư tưởng, nhận thức đã thông suốt thì mọi việc mới thành công.

Bên cạnh nội dung phong phú, nhiều thông tin thì tính chuyên nghiệp, sự quan tâm tới từng chi tiết, đặc biệt là cá biệt hóa sự quan tâm, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bên liên quan, trao đổi thông tin thông suốt và kịp thời, thể hiện sự trọng thị thực chất, và trên hết, thái độ đối với công việc được quán triệt đến từng cá nhân của đội ngũ tham gia phục vụ Diễn đàn, là “chất keo” gắn kết cần thiết tạo nên thành công tổng thể của một sự kiện lớn như Diễn đàn.

Trần Quốc Dũng