Chuẩn hóa mã định danh linh kiện ngành đường sắt theo chuẩn GS1

Ngày viết: Thứ Ba, Tháng Sáu 10, 2025 | 11:21 - Lượt xem: 42

Chuẩn hóa mã định danh linh kiện theo GS1 sẽ giúp ngành đường sắt Việt Nam thiết lập được hệ thống quản lý vật tư hiện đại, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng và hội nhập quốc tế. Đây là bước đi tất yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh, an toàn và minh bạch trong vận hành ngành đường sắt nước ta.

Chuẩn hóa mã định danh linh kiện ngành đường sắt theo chuẩn GS1 là yêu cầu tất yếu. Ảnh minh họa.

Yêu cầu định danh xuất phát từ thực tiễn

Tổ chức Mã số mã vạch quốc tế (GS1) là tổ chức hàng đầu cung cấp “ngôn ngữ chung” toàn cầu để định danh các vật phẩm và tài sản trong hầu hết lĩnh vực của cuộc sống, trong đó có giao thông đường sắt – ngành đóng vai trò quan trọng cho phát triển kinh tế của mọi quốc gia trên thế giới.

Cụ thể, các linh kiện và bộ phận (MRO) lĩnh vực đường sắt, từ nhà sản xuất qua khai thác đến bảo trì đều cần được định danh rõ ràng để theo dõi lịch sử vòng đời, bảo dưỡng và thay thế. Vì vậy, GS1 đã phát triển tiêu chuẩn ứng dụng “Identification of Components and Parts in the Rail Industry” (2016) với mục tiêu chuẩn hóa việc sử dụng mã GS1 cho linh kiện đường sắt.

Việc định danh duy nhất các linh kiện đường sắt giúp các bên liên quan (nhà sản xuất, vận hành, bảo trì) chia sẻ dữ liệu, theo dõi, truy xuất suốt vòng đời, đồng thời giảm chi phí vận hành. Như các bộ phận quan trọng cụm trục, bô-gia, điện trở, ổ bi,… nếu được gắn mã GS1 sẽ dễ dàng tra cứu thông tin sản xuất, lắp đặt và lịch sử bảo trì từ giai đoạn xuất xưởng đến khấu hao.

GS1 quy định nhiều cấp độ định danh tùy theo yêu cầu chi tiết thông tin, bao gồm: Cấp chủng loại (class-level); Cấp lô/sản xuất (lot-level) và Cấp cá thể/đơn vị (serial-level) thông qua sử dụng mã GTIN và mã GIAI.

Theo đó, GTIN là số sản phẩm toàn cầu – một mã cấp mẫu hàng dùng để định danh nhóm linh kiện giống nhau. Mỗi GTIN là duy nhất và tương đương toàn cầu với số hiệu vật tư của nhà sản xuất. Ví dụ, một chủng loại pin dự phòng có một GTIN, bất kể được sản xuất ở đâu. GTIN thường có 8 -14 chữ số (thường là 13 chữ số trong thực tế). GTIN cho phép các bên giao dịch, định giá và quản lý tồn kho một cách thống nhất mà không cần cùng hệ thống quản lý nội bộ.

Còn mã GIAI là số định danh tài sản toàn cầu – mã định danh duy nhất cho mỗi tài sản, linh kiện độc lập. GIAI được cấp một lần cho mỗi tài sản và sử dụng xuyên suốt vòng đời thiết bị, làm khóa truy cập mọi thông tin liên quan (ví dụ hồ sơ lắp đặt, lịch sử sửa chữa). GIAI gồm mã tiền tố GS1 của chủ sở hữu/tổ chức quản lý tài sản và phần tham chiếu do họ tự định nghĩa (chuỗi tối đa 30 ký tự). Trong ngành đường sắt, GIAI thường áp dụng cho các bộ phận quan trọng, cố định gắn trên phương tiện hoặc công trình hạ tầng (chẳng hạn: cơ cấu ghép toa, hộp chuyển điện, dầm chuyển hướng…), mà không được giao dịch như mặt hàng bình thường.

Cần lưu ý rằng, GS1 cho phép đồng thời sử dụng mã GTIN và GIAI cho linh kiện đường sắt. GTIN thường dùng cho các phụ tùng tiêu chuẩn có thể đặt mua, còn GIAI chỉ dùng cho tài sản, linh kiện đặt biệt.

Một số đề xuất đối với ngành đường sắt Việt Nam

Thứ nhất là Chuẩn hóa mã định danh GS1: Các cơ quan quản lý (Bộ Xây dựng, Cục Đường sắt) nên có sự phối hợp với GS1 Việt Nam để ban hành hướng dẫn hoặc quy định tiêu chuẩn mã vạch cho linh kiện đường sắt. Ví dụ như yêu cầu tất cả phụ tùng sản xuất và nhập khẩu cho đường sắt phải đăng ký GTIN/GIAI tại GS1 Việt Nam. Điều này tương tự yêu cầu của các công ty đường sắt khác trên thế giới, nhằm đồng bộ hóa hệ thống mã và đảm bảo tính tương thích giữa nhà sản xuất – vận hành – bảo trì.

Thứ hai là Áp dụng cấp số phù hợp: Theo đặc tính linh kiện, phân loại sử dụng GTIN hay GIAI. Với phụ tùng có thể giao dịch hoặc đặt mua đại trà (vít, bánh răng, đèn tín hiệu, máy bơm, ắc-quy…), gán GTIN + số sê-ri (SGTIN) và đánh dấu trực tiếp. Với các bộ phận lớn cố định (toa xe, bộ chuyển công suất, tổ máy chính), gán GIAI (mã tài sản).

Thứ ba là Cơ sở dữ liệu và hệ thống công nghệ thông tin: Trang bị hệ thống quản lý kho, bảo trì có thể đọc và lưu trữ dữ liệu GS1. Ví dụ, phần mềm quản lý vật tư đường sắt tích hợp khả năng nhập/xuất mã GTIN từ máy quét hoặc smartphone. Dữ liệu trong hệ thống cần chứa thông tin đối chiếu giữa mã GS1 và mã nội bộ hiện tại, để kế thừa được dữ liệu cũ. Việc dùng chuẩn chung sẽ cho phép chia sẻ thông tin với nhà cung cấp hoặc giữa các đơn vị ngành đường sắt.

Thứ tư là Trang bị thiết bị quét: Khuyến khích sử dụng smartphone hoặc máy quét mã vạch 2D tại các kho, xưởng sửa chữa. Trình đọc 2D (có thể là ứng dụng di động) cho phép đọc GS1 DataMatrix khắc trên linh kiện. Hệ thống mạng không dây hiện có (3G/4G/5G) giúp đồng bộ dữ liệu thời gian thực.

Thứ năm là Đào tạo và nhân lực: Tổ chức tập huấn nhân viên kỹ thuật, kho vận về tiêu chuẩn GS1 (cách gán mã, dán nhãn, quét đọc). Trang bị quy trình vận hành hướng dẫn rõ ràng (Ví dụ: quét mã ngay khi nhận linh kiện vào kho; quét mã trước khi lắp vào thiết bị; ghi lô sản xuất khi cần kiểm kê…). Có thể ban hành sổ tay hoặc video hướng dẫn cho cán bộ trong ngành sử dụng GS1.

Thứ sáu là Điều chỉnh khung pháp lý, tiêu chuẩn: Thêm quy định áp dụng GS1 vào các văn bản chuyên ngành. Ví dụ, cập nhật tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN) hay quy chuẩn ngành về sản phẩm, yêu cầu chất lượng linh kiện đường sắt để bắt buộc truy xuất nguồn gốc. Khi ra hồ sơ mời thầu mua phụ tùng, có thể ưu tiên hoặc bắt buộc nhà cung cấp phải tuân thủ mã GS1.

Thứ bảy là Ưu tiên thí điểm trước: Có thể bắt đầu bằng dự án nhỏ (ví dụ: trang bị cho một tuyến metro, một nhà máy chế tạo toa xe, hoặc xí nghiệp bảo dưỡng) để thử nghiệm quy trình. Đánh giá hiệu quả về khả năng giảm nhầm lẫn, tiết kiệm tồn kho, nhanh chóng truy xuất khi cần thay thế. Sau khi có kết quả tốt, mở rộng áp dụng toàn ngành.

Cuối cùng là Khuyến khích hợp tác liên ngành: Tham khảo kinh nghiệm từ GS1 Việt Nam và các ngành khác (như chuỗi cung ứng ngành chế tạo hoặc y tế). Ví dụ, GS1 đã được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam trong nông sản, dược phẩm… để đảm bảo truy xuất nguồn gốc. Ngành đường sắt có thể tham khảo các bài học này để giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả.

Nhìn chung, việc chuẩn hóa mã định danh linh kiện theo GS1 sẽ giúp ngành đường sắt Việt Nam thiết lập được hệ thống quản lý vật tư hiện đại, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng và hội nhập quốc tế. Công nghệ và cơ sở hạ tầng hiện có đủ khả năng triển khai các giải pháp nêu trên. Đây là bước đi tất yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh, an toàn và minh bạch trong vận hành ngành đường sắt.

Thanh Tùng