Áp dụng TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan hành chính tỉnh Lâm Đồng: Nhận diện một số tồn tại

Người viết: Trương Vân - Ngày viết: Thứ Ba, Tháng Một 25, 2022 | 10:01 - Lượt xem: 836

Thời gian qua, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Lâm Đồng đã phối hợp với Sở Nội vụ và Sở Tài chính tiến hành kiểm tra việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại 31 đơn vị hành chính nhà nước cấp xã, huyện.

Qua công tác kiểm tra cho thấy, việc áp dụng, duy trì hệ thống ISO tại UBND cấp xã khá hiệu quả, kịp thời giải quyết các thủ tục hành chính đúng thời gian quy định và hạn chế hồ sơ trễ hẹn trong các lĩnh vực được phân công. Các đơn vị đã kiện toàn Ban chỉ đạo áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, trong đó Chủ tịch huyện, Chủ tịch xã làm Trưởng ban ISO;

Áp dụng và công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn quốc gia cho các thủ tục hành chính (TTHC) thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị. Việc duy trì và cải tiến HTQLCL tại các đơn vị được đảm bảo theo quy định của tiêu chuẩn, quy trình giải quyết công việc theo TTHC thường xuyên được rà soát, cập nhật.

Hệ thống tài liệu của đơn vị đã đáp ứng theo quy định, quy trình giải quyết công việc theo TTHC thường xuyên được rà soát, cập nhật. Các đơn vị đã thực hiện hành động đánh giá rủi ro và cơ hội; xây dựng mục tiêu chất lượng, kế hoạch duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng năm 2021.

27/31 đơn vị đã thực hiện đánh giá nội bộ năm 2020, 17/31 đơn vị đã tổ chức đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo năm 2021. Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đã được lãnh đạo đơn vị triển khai và chỉ đạo đến các công chức chuyên môn, tăng cường liên kết thực hiện duy trì, cải tiến HTQLCL từ cấp huyện, thành phố đến các xã đảm bảo chất lượng trong công tác quản lý ISO.

Hiện nay, các đơn vị tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thông qua phần mềm một cửa điện tử, hồ sơ được giải quyết theo thủ tục hành chính công khai nhằm đảm bảo đúng hạn, nhanh chóng cho người dân.

Tuy nhiên, quá trình thực hiện các đơn vị vẫn còn một số tồn tại như: Một số đơn vị chưa cập nhật thường xuyên quy trình ISO so với quy định hiện hành, không xây dựng quy trình ISO mà áp dụng theo thủ tục hành chính, chưa cung cấp được các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn;

Một số đơn vị chưa thực hiện đầy đủ hành động đánh giá rủi ro và cơ hội; xây dựng mục tiêu chất lượng, kế hoạch duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng năm 2021;

Hầu hết biểu mẫu đánh giá không đúng với biểu mẫu quy định tại Hướng dẫn đánh giá nội bộ được ban hành tại đơn vị, việc xem xét của lãnh đạo chưa đầy đủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

Bên cạnh đó vẫn còn một số lãnh đạo chưa thật quan tâm và chỉ đạo sâu sát việc áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015 vào hoạt động của đơn vị nên hiệu quả đạt được chưa cao, vẫn còn một số hồ sơ trễ hạn; chưa điền đầy đủ thông tin phiếu tiếp nhận, phiếu theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ; chưa đánh giá kết quả giải quyết; chưa nhập hồ sơ đầy đủ trên hệ thống một cửa.

Nguyên nhân do nhân sự UBND cấp xã thường xuyên thay đổi, nhận thức về HTQLCL chưa cao nên hiệu quả của việc duy trì còn một số hạn chế; nội dung đánh giá nội bộ chưa bám sát yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, hướng dẫn đánh giá nội bộ đã được ban hành; số lượng nhân sự ít nhưng lượng hồ sơ phát sinh nhiều nên một số nội dung chưa được triển khai đầy đủ. Hệ thống một cửa và một số thủ tục hành chính trên hệ thống chưa được cập nhật kịp thời, do đó thời gian giải quyết trên phiếu tiếp nhận và phiếu hẹn trả hồ sơ không đồng nhất.

Để nâng cao hiệu quả của công tác áp dụng, duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cần có sự quan tâm chỉ đạo tốt hơn từ các Ban chỉ đạo, lãnh đạo UBND cấp xã, tăng cường trao đổi, tập huấn cho công chức phụ trách chuyên môn và cần có sự chung tay của toàn bộ nhân sự trong việc xây dựng quy trình giải quyết công việc theo TTHC.

Bên cạnh đó, Sở Tài chính cần hướng dẫn cụ thể việc cấp kinh phí và chi cho hoạt động duy trì, cải tiến thường xuyên HTQLCL nhằm tạo thuận lợi và thống nhất cho các đơn vị trong quá trình thực hiện; Trung tâm phục vụ hành chính công cần rà soát và cập nhật thường xuyên các thủ tục hành chính trên hệ thống một cửa phù hợp quy định hiện hành về thời gian thực hiện, các bước thực hiện, thành phần hồ sơ.

An Hạ